就活の際、電話連絡以外でもメールを利用する場合が多いです。
特に面接日程の調整を行う、企業側からの質問やお知らせなども送られてくる可能性があります。
きちんとしたマナーを理解していなければ、メールの対応1つで企業への印象が悪くなってしまうでしょう。
ただ企業とやりとりをする上で、どこまで返信をするべきなのか迷います。
「確認しました」「よろしくお願いいたします」などに返信をするべきなのか、返信のポイントと併せてご紹介するので、参考にしてみてください。
就活メールの返信は必ずする！返信のポイント
就活で企業とメールのやりとりをしていると、一体どこで終わらせればいいのだろうか？と疑問に感じます。
基本的に意識して欲しいのは、企業側が目上であることです。
目上の人に対して、失礼にならないことが対面でもメールでも重要なポイントとなります。
そのほかの、就活メールのマナーやポイントをご紹介するので参考にしてみてください。
メールマナーは必ず理解する
就活でのメールのやりとりは、友達や家族とのやりとりとは違い、ビジネスだと思いましょう。
そのため、気軽に連絡するなどはNGでしっかりとマナーが決まっています。
就活メールのマナーは、冒頭に誰宛でどんな内容なのかを明記することが基本ですが、そのほかにもメールを確認した際は、必ず返信をするというマナーもあるのです。
企業側から連絡をもらって、もうこれ以上話すことはない、と思った場合でもきちんと自身でメールの内容を確認した旨を伝えて「よろしくお願いいたします」と返信をしましょう。
もちろん、メールを返信するしないによって採用について大きな影響はありません。
しかし、就活中の企業とのやりとりを単純にな事務連絡だと思っておざなりにしていると、応募者の印象を左右し、人柄を疑われてしまいます。
自分からメールで終わるよう意識する
就活で企業とメールのやりとりをする際に、最も気にしておきたいのは自分のメールがラストになるよう意識することです。
例えば、企業から送られてきたメールを読んで「返信が必要かな？」と疑問に感じる内容だったとしてもとにかく全て返信してください。
面接候補日のメールを送り、日程調整が行われた返信がきた場合、日程が決まったことに安堵して次の連絡をしない人も多いです。
そのままにせずに、一旦「日程確認いたしました。当日もよろしくお願いいたします」などご挨拶程度で良いので連絡をしてください。
一般的にビジネスメールは、1往復半程度やりとりを行って話を完結させることが理想的だと考えられています。
できる限り少ない回数で完結することが望ましいため、少し長くなったとしてもきちんとしたメール本文を作るようにしましょう。
返信しなくても良いケースは、自動返信で返ってきたメールと本文の中に「返信不要です」と書かれている場合です。
そのほかはすべてのメールに返信し、読んだこと・確認したことが企業側に伝わるようにしてください。
企業側からの「確認しました」メールにも返信する
自分のメールで終わらせることが一般的ですが、中には企業側から「内容確認しました。よろしくお願いいたします」と返ってくる場合があります。
すでにメールが完結していると感じますが、正しくは「確認しました」というメールにも「ご確認をありがとうございます。よろしくお願いいたします」と返信してください。
応募者側としては、返信する目的がないので送る必要がなさそうに感じられます。
しかし、企業側としては採用担当者は数多くいる応募者への対応やその他の業務の合間を縫って返信をしているのです。
そういった、相手の時間を割いていただいていることに感謝を伝える意味でも、確認しましたというメールにもお礼の一言を返信しましょう。
お礼のメールの後に、企業から返信が来ることはありませんが、あくまで礼儀として送ってください。
就活メールの基本的な返信マナー
就活をする際、面接・履歴書対策を行っている人はたくさんいますが、メールマナーなどもきちんと理解している人はなかなかいません。
近年、電話をして話をするよりもメールでのやりとりが多いため、ビジネスマナーを踏まえたメールは企業から好感をもたれる1つの要因となります。
正しい言葉遣いはもちろんのこと、メールの基本マナーを知っておくだけ損はないので、理解しておきましょう。
件名は変更しない
企業側からきたメールに返信をする際、必ず件名はそのままにしておきましょう。
「Re」がつくと、なんとなく失礼な気がしますが、企業側は日々何十通とメールのやりとりをしています。
1人だけに集中してやりとりをしているわけではなく、応募者以外の業者、社内連絡含めると非常に幅広く毎日メールの送受信をしているのです。
そのため、担当者が送った際につけた件名以外のメールが届くと一体どういった内容が来ているのか理解ができません。
多くの企業は、メールが届いた際に件名を見て内容を判断していて、優先順位を決めています。
応募者としては丁寧な返信をしようと意識しているので、件名を「お世話になっております」「ご連絡ありがとうございます」など、変更するケースも多いです。
気持ちとしては間違っていませんが、結果的に企業側が困ってしまうので控えてください。
「Re」がついていると、メールが返信されているのだとすぐにわかるので、優先的にメールを読んでくれる可能性もあります。
ただ「Re」が多くなる場合は件名が見えなくなるので、適宜削除して調整が必要です。
文章の冒頭は宛先から書く
就活メールは、基本の流れが決まっています。
- 会社名や〇〇様など宛先を正確に書く
- 「お世話になっております」などの挨拶文
- 用件を本文に書く
- 締めの挨拶
- 署名
難しく感じるかもしれませんが、慣れると簡単です。
最初のうちは定型文として大枠を登録して、適宜変更すると迷わず書けます。
冒頭の挨拶は「お世話になっております」が基本で「おはようございます」「こんばんは」など、通常のフランクなあいさつを書くのはNGです。
2回目以降のあいさつは「貴社求人に応募させていただいた〇〇です」など、自身が応募者であることを明確にしてください。
本文は簡潔にまとめる
メールの冒頭に挨拶を書いたあとは、用件を記載するために本文を書きます。
その際、長々と文章を書き連ねるのは避けましょう。
まずは連絡を受けた旨のお礼を記載したあと、簡潔に伝えたい内容をまとめます。
例えば面接日程を決める場合は、一般的に企業から「○月○日〜○月○日までの間で設定してほしい」と伝えられるため、3つほど日程候補を提示した上で「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします」と本文を締めましょう。
あまりにも簡素なメールだと、無愛想な印象を受けますがきちんとご挨拶をして企業からの質問に回答する形であれば、問題はありません。
質問内容以外のことを長々書くと、まとまりのない文章を書く人だと思われてしまうので注意してください。
就活メール「確認しました」の例文3選
就活メールの中でも、考えがなかなかまとまらないのは企業側に「確認しました」と返信するケースです。
どんな内容でも、応募者側がやりとりの最後になることがビジネスマナーとして知られているので、返信をしなくてはいけないということはわかっていても、どう返信したらいいのかと悩みます。
そこで、状況に合わせた「確認しました」メールの例文をご紹介するので、参考にしてみてください。
資料送付のご案内に対しての例文
応募後に履歴書や職務経歴書など、応募資料の送付を依頼されるケースも多いです。
その際に確認したことを伝えるメールは、以下が例文です。
「お世話になっております。資料送付の件、確認いたしました、お知らせいただいた資料につきましては、早急に送付させていただきます。何卒よろしくお願いいたします」
こうした応募書面の送付を依頼された場合は、遅くとも3日以内に提出しましょう。
郵送の場合もありますし、最近ではPDFでメール添付するケースも増えています。
基本的に企業からの応募資料送付のお願いメールに、どういった送付方法をしてもらいたいのかは記載があります。
もしもなければ、問い合わせを行ってください。
面接日程のご案内に対しての例文
よくある「確認しました」のメールは、面接日程のご案内です。
自分で日程候補を申告し、企業側で検討後「○月○日○時からで決定いたしました」と連絡が来た際の返信といえます。
面接が決定したのであれば、特に返信はいらないと感じますが、以下のようにきちんと返信しましょう。
「面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。日程確認させていただきました。ご指定いただいた日程で、貴社にお伺いさせていただきます。面接のお時間をいただきありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします」
簡単ではありますが、きちんと日程を確認したことと面接に向けてのご挨拶ができているので、企業に悪い印象は与えません。
面接日程調整後の例文
自分が希望する面接日程と、企業側で面接可能な日程の折り合いがつかない場合も多いです。
その際、再度面接日程を調整するため、企業から調整後の連絡が来た際は必ずお礼も兼ねて「確認しました」メールを送りましょう。
「面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。こちらの都合で日程調整を行っていただき、申し訳ございませんでした。日程確認いたしました。調整いただいた日程で、貴社にお伺いさせていただきます。当日は何卒よろしくお願いいたします」
最初に、日程を再度調整してもらえたことに感謝を伝え、日程が問題ないと確認したことを伝えましょう。
就活メールを返信する際の注意点
何かとマナーはありますが、就活メールの返信をする際の注意点もしっかりと理解しておきましょう。
普段のメール気分で送ると、失礼にあたる可能性もあるので、十分に意識してください。
メールの返信時の言葉遣いによっては、きちんと礼儀を理解しているのかいないのかがわかってしまうので、気をつける必要があります。
「了解です」など誤った言葉を使わない
就活をしている人の中には、誤った敬語を使う人も多くいます。
敬語は理解しているようで、知らない場合もあるので、知っておくと便利です。
最も多いのが「確認しました」という意味合いで「了解しました」と送るケースです。
「了解」は目上の人が目下の人に伝える言葉なので、敬語ではありません。
きちんとした敬語は「かしこまりました」「承知しました」なので、誤った敬語は知識不足と認識されるので、注意してください。
また、資料を見たと伝える場合は「見ました」ではなく「拝見いたしました」が正解なので、細かな部分ですが言葉使いには十分配慮が必要です。
意識的に改行を使う
就活で送るメールの文章は、基本的に長々とは書きません。
しかし、全く改行もなしにメールを打ち込んでも、すぐに意味が理解できず、非常に読みにくいです。
逆に改行ばかりの文章もパソコンで確認した時に読みにくいので、基本は1文書いたら改行するように意識してください。
読みやすさは、極端な改行を行わなければ難しいことではないため、きちんと適宜改行を行えば良いです。
ほとんどの企業はメールをパソコンで確認していますが、応募者はスマホから送っているケースも多いため、スマホとパソコンでは見え方が違うことをよく理解しておきましょう。
文字装飾はなし
企業側が読みやすいように配慮する意味で、文字装飾を使用する人もいます。
しかし、文字装飾は一般的なビジスメールでは一切使用されません。
強調したい部分を太字にする、色文字にするのはもちろんのこと【】や“ ”なども使用を避けてください。
応募者側としては、強調したいわかりやすく読みやすい配慮だと思っていますが、ビジネスとして使用するにはフランクすぎます。
文字装飾は、個人ブログなどでは読みやすさを出せますが、ビジネスメールだとかえって読みにくい文章だと認識される可能性が高いです。
そのため、シンプルで端的な文章を心がけてください。
24時間以内に返信する
あまり意識している人はいないかもしれませんが、企業から連絡がきた際の返信は早ければ早い方が良いです。
連絡の早さと仕事の速さは比例すると考えている企業も多いくらいなので、好感度を高めておくためにも企業からのメールは読んだら即返信が基本だと思ってください。
電話と違って、メールは相手の時間を束縛しないので時間帯を気遣わずに済みますが、企業が営業している時間内には返信を行なってください。
万一、深夜に企業からのメールに気づいた場合は翌朝返信しましょう。
あまりにも早朝は失礼にあたるので、企業の営業時間がスタートした直後くらいだと思ってください。
その際「ご連絡遅くなり申し訳ありません」と一言添えると良いです。
PCメールのアドレスから返信
一般的にPCメールアドレスよりも、スマホを利用した人がほとんどだといえます。
そのため、就活で利用するメールアドレスも携帯アドレスを記載する人も多いですが、実は企業によっては「常識がない」と思われる可能性があるのです。
なぜなら、企業は基本的にPCメールを利用しているため、添付ファイルなど容量が大きなものを送受信することを想定しています。
しかし、応募者が携帯アドレスを記載していると、基本のビジネスマナーを理解していないと感じるのです。
そのため、就活中は企業とのやりとりはPCメールアドレスを使用しましょう。
当然、アドレスはプライベート感のある文字列は避けて、自身の名前や住んでいる地域などに限定して使ってください。
まとめ
就活で企業とメールのやりとりをする上で「確認しました」など、どこまで連絡を続ければいいのかわからない…と困っている人は多いです。
ビジネスマナーとして、企業とのやりとりは自身のメールで終わりにすることを意識し、企業からきたメールはすべて返信を行ないましょう。
ご紹介した例文を参考にしていただきながら、正しい言葉遣いを意識して就活に役立ててください。