SNSの一種として知られているLINEは、本来友人同士や家族間でのやりとりに使用されていました。
以前であれば電話が基本だった就活もメールでのやりとりが多くなり、現在ではLINEを利用する企業も増えてきているのです。
この記事では、LINEを利用する企業が増えてきた理由や基本のマナーを例文交えてご紹介していくので、参考にしてみてください。
LINEを利用する企業が増えている理由
応募者との連絡のやりとりやお知らせなどに、LINEを利用している企業は年々増えています。
通常は電話やメールで連絡するのが一般的とイメージされていましたが、近年はほとんどの企業がLINEを利用しているのです。
なぜ、LINEを利用する企業が増えたのか理由をご紹介します。
メールよりも手軽で見逃しが少ない
現在、多くの若者はLINEで連絡のやりとりを行っていて、Eメールやショートメールなどはほとんど使っていません。
そのため、企業側はスムーズなやりとりをするために、LINEを利用しています。
Eメールやショートメールを利用していない人が増えているので、連絡をしても通知に気づかない、見逃してしまう人も非常に多いです。
就活で企業側からの連絡は絶対に見逃してはいけませんし、日程調整などは急ぎの用件にすぐ反応がなければ印象も悪くなります。
企業側もそういった行き違いを防ぐためにも、毎日見ているであろうLINEを利用することで手軽さと確実さを求めているのです。
グループ分けをして情報共有ができる
LINEには、グループチャットという機能があります。
1対1の個人間でやりとりをするのではなく、複数人を招待してトークを送信すると全員に通知がいくのです。
複数人いても「＠アカウント名」を選択することで、特定の人向けメッセージも送ることができます。
企業では個人チャットだけではなく、グループチャットを活用する場合も多いです。
個人チャットでは、面接の日程や1次・2次の結果を知らせるなどを行い、グループチャットでは、該当する人全員に伝えたいお知らせを行います。
グループチャットは複数作成が可能なので、説明会・1次通過者・2次通過者など、グループ分けを行い、それぞれに情報を共有することが可能です。
以前であれば、個人にそれぞれメールや電話、書面でのお知らせを行っていましたが、グループ分けをLINE上で行うことで伝え漏れや業務効率の悪さを解決できます。
グループチャットは参加している人全員に通知が行くので、それぞれに送る必要がなく非常に便利です。
電話よりも連絡がつきやすい
LINEという手軽なコミュニケーションツールがある現代で、相当な緊急時でもない限り電話を利用する人はいません。
友達と会話をする時も家族に連絡する時も、電話ではなくLINEで済ませる人がほとんどです。
また、電話だときちんと話ができる場が限られているため、電話に出られないタイミングが重なるとどうしてもやりとりがスムーズにはいきません。
LINEを利用することで、相手との連絡がつきやすくなり、電話連絡をするハードルが下がりコミュニケーションがとりやすくなります。
企業側にとって連絡の手段方法にこだわりはなく、応募者と円滑に連絡が取れることが最も重要な部分だと思ってください。
就活でLINE返信をする際の基本的な4つのマナー
LINEは気軽な連絡手段のため、企業からの連絡でもついフランクに接してしまいがちです。
しかし、あくまでも企業と応募者という関係性があるため、きちんとマナーは守りましょう。
就活はある意味ビジネスの一環なので、基本のマナーができているかどうかという点も企業側は見ています。
良い印象を与えられるマナーをご紹介するので、参考にしてみてください。
冒頭は手短でも挨拶をする
LINEでも通常通りのビジネスマナーが適用されるので、必ず冒頭に挨拶をつけてください。
短く端的に文章のやり取りを行うことがLINEの良さですが、友人・家族間だけの話であってビジネスマナーが基本といえます。
ただ、あまりにも長い挨拶にはせず、以下のように手短に挨拶をしましょう。
「ご担当者様。お世話になっております。〇〇です。ご連絡いただいていた〜」
このように、誰宛に誰から何の連絡がきたのかがすぐに把握できるようにしておくと、相手もスムーズにLINEを読むことができます。
そして文章の締めは必ず「よろしくお願いいたします」などの言葉を添えてください。
毎回挨拶文を入力するのが大変という場合は、定型文を登録しておくことでだいぶ時間の短縮ができます。
メールでもLINEでも、きちんと挨拶ができないとマナーのない人と思われる、もしくは唐突に用件から始まるとびっくりされてしまうので注意しましょう。
スタンプは使用しない
日頃LINEを使い慣れている人は、ほとんどスタンプを使用しています。
中にはスタンプだけで会話をしている人もいるくらい、通常の行動ではありますが、企業に対しては絶対に使用は避けてください。
企業側は当然就活をする人にとって目上の相手となるので、スタンプを使用することはかなり失礼な行為です。
スタンプの種類の中には「よろしくお願いします」や「了解です」など、敬語と思わしいものもありますが、NGです。
そもそも「よろしくお願いします」も「了解です」も敬語としてはふさわしくなく、本来なら「よろしくお願いいたします」「承知しました」が正しいといえます。
そういった曖昧な敬語風のスタンプを使うこと自体、認識が甘い、真剣さが足りないと思われて非常に悪い印象を与えるので、避けましょう。
使い慣れたコミュニケーションツール上でやり取りをすると、ついつい気が緩んでしまいますが、どれだけ企業と打ち解けていようと、スタンプを使いのはマナー違反です。
LINE返信は企業が営業している時間中にする
LINEやメールは、電話と違って自分の都合の良い時間帯に送信が可能です。
相手が即座に対応する必要がないので、そこまで時間帯を気にして送っている人はいません。
もちろん知り合いであれば、通知は鳴ったとしても見る見ないは相手の自由なので、時間を気にする必要はないでしょう。
一方で、就活で企業に送る場合は会社の営業時間内での連絡が基本です。
企業側でLINEの取り扱いをどうしているのかは、それぞれで違ってくるので真夜中や早朝にLINEを送っていると人事担当者に迷惑だといえます。
非常識な人だと思われないためにも、応募した企業の営業時間内に返信をする、質問をするなどしてください。
もしも、企業が遅い時間まで営業している場合は、遅くとも19時までにはLINEを送りましょう。
事情があってどうしても営業時間外に連絡をしたい場合は、翌朝に連絡をするもしくは「夜分に申し訳ありません」と冒頭に添えてから送ってください。
個人への連絡はすぐに返信をする
就活で利用されているLINEの場合は、グループチャット・個人チャット両方使われます。
それぞれ利用する意味は違ってきますが、個人チャットの場合はすぐに連絡が欲しい時です。
面接の日程や何か質問がある時なので、できる限り早い返信を行ってください。
友達同士でのやりとりであれば、自分のペースで連絡をしても問題ありません。
しかし、就活で企業とのやりとりはビジネスと同等なので、必ずその日中に返信をしましょう。
もちろん、忙しくて見る時間がない時もありますが、見た時に即返信するくらいの気持ちで考えてください。
万一、何かしらの理由でその日中に連絡ができないのであれば、LINEを受け取った時に事情があって連絡が遅れることを伝えた方が企業からの印象が良くなります。
今すぐ使える就活LINEの返信例文3選
企業に送るLINEは普段の連絡のやりとりとは違う意識をもち、マナーを守った返信が重要となります。
しかし、就活LINEをどう返信することが重要なのかわからない人も多いです。
状況別に例文を交えてご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。
基本的に、どんな状況でのLINEでも冒頭は「〇〇株式会社 ご担当者様」と誰宛に送っているのか「〇〇の件でご連絡させていただきました」と目的を伝えましょう。
面接日程についての例文
就活をしていると、最も多くLINEを送るケースがあるのは面接日程の調整です。
「お世話になっております。〇〇と申します。面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。下記の日程でお願いしたいと思います。〇月〇日、〇月〇日、〇月〇日。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」
面接日程は、基本的に〇月〇日〜〇月〇日の間で設定するよう連絡がくるので、3つ程度提案してください。
1日しか提案しないと企業側が合わせる必要があるため、柔軟性が乏しく感じられます。
日程を提案する際に、必ずそれぞれの日付で何時から何時までなら大丈夫ということも伝えましょう。
面接後のお礼メッセージ例文
LINEでずっとやり取りをしていた人事の方へ面接後にお礼をするというのも、好感を持たれる方法の1つです。
「ご担当者様。お世話になっております。先日は、面接の機会を与えていただきありがとうございました。御社の〇〇についてお話を伺うことができ、帰社に入社したい気持ちが一層強くなりました。お礼を申し上げたくLINEを送らせていただきます。末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます」
面接後のお礼LINEは、必須ではありません。
送らないと失礼ということではありませんが、あくまで1つの好感度を上げる方法だと思ってください。
もちろん、お礼のLINEを送ったからといって評価が上がるというわけではありません。
質問回答へのお礼返信例文
LINEで何かしらの質問をした際、当然ですが企業から回答を得られます。
その際、回答を得て終了という行動はNGです。
なぜなら、基本的に就活のLINEは自分が送って終わりの状態にしなければ、失礼だといえます。
「お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。詳しく回答いただいたので、〇〇に関する知識が深まりました。貴重なお時間ありがとうございます。エントリーの際は、ぜひよろしくお願いいたします」
LINEで質問の回答を得た際に、必ず24時間以内にお礼のLINEを送ってください。
また、質問をする際には少し調べればわかることを質問しないようにしましょう。
意識したい就活 LINEの注意点5つ
就活LINEは手軽に連絡のやりとりができて、とても魅力的なコミュケーションが取れます。
ただ、ビジネスマナーは必ず心得ておきたいです。
そこで、企業とLINEのやりとりを行う上で意識したい注意点をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
タイムラインも見られる可能性を意識する
企業とのやりとりをするのは、自身が登録しているLINEなので個人的なものです。
そのため、あまり意識が向きませんが自分のタイムラインをよく更新している人は、企業にも表示されていることを考えてください。
見られる可能性は低いですが、万一見られた時に恥ずかしい思いをしないようなものを更新しましょう。
一般的に抽選や特定の商品を何度もタイムラインに共有している行為は、良くない印象を与えるので就活をしている間は更新しないようにすると安心です。
もしも抽選に参加したいのであれば、twitterやInstagramなど別のSNSを利用しておくと良いでしょう。
誤送信でも取り消し機能は使わない
LINEには、誤った相手に送ってしまった際や誤った文章を送った際に、送信を取り消す機能があります。
とても便利な機能ではありますが、就活でのLINEやりとりをする上では使用を避けてください。
一般的に、企業にお礼などのお手紙を書く際、誤字脱字があった場合には修正液などは使用せずに新しい紙を使用して書き直すものです。
LINEでも同じように、誤った内容を送ってしまったのであれば、そのままにして追加で「申し訳ありません、先ほどは誤った文章を送ってしまいました」と送ります。
送信取り消し機能を使うと、企業側からは「確認不足だ」「不都合なことを書いたの＿」と思われてしまうのです。
消さずに丁寧に謝罪する方が、悪い印象にはならないので便利な機能に頼らずにいましょう。
重要な急ぎの連絡は電話で連絡
予約していた説明会や面接を事情があってキャンセルするなど、重要な急ぎの連絡はLINEで行わずに電話で直接話してください。
例えば、親御さんが倒れたなど緊急的な場合は仕方がありませんが、原則は電話でお断りを入れ別日程で調整をつけられないか相談しましょう。
気まずいからとついLINEで伝えたくなりますが、LINEは相手がどのタイミングで見るのかは分かりません。
重要な急ぎの連絡だからこそ、LINEはNGです。
もちろん日々チェックはしているでしょうが、急ぎの連絡までLINEで済ませている人はあまり良い印象を得られないでしょう。
大変かもしれませんが、電話連絡を心がけてください。
既読後24時間以内に返信する
LINEの場合、既読無視という言葉が存在するほど、一度チェックしたあとに連絡をしなくては友人同士でも良い気分はしません。
企業への対応であればなおさら、読んだのであれば1日以内に返信をしましょう。
当然企業は単純にコミュニケーションを取ろうとしてLINEを送っているのではなく、きちんと用件があるから送っています。
そういった内容のLINEを1日以上放置してしまうのは、絶対にNGです。
企業によってはスムーズがやりとりができない人だと判断し、印象が悪くなってしまうでしょう。
グループチャットであれば別ですが、個人連絡の場合は必ず返信が必要です。
また、返信をすぐにできないからといつまでも未読無視状態にしておくのもNGといえます。
言葉遣いには注意
LINEの手軽さから気が緩み、言葉遣いがだらしなくなる人も多いです。
選考が進んでいくと人事担当者と打ち解けるケースもありますが、どれだけコミュニケーションが取れるようになっても、社会人としてのマナーとして正しい言葉遣いを使ってください。
正しい敬語を理解し、砕けた書き方をしないようにしましょう。
まとめ
就活でLINEを利用する企業は、年々増えています。
気軽さゆえにマナー違反になりがちなLINEですが、就活なのでビジネスととらえて丁寧な言葉遣いをする、スタンプを送らないなどきちんとした対応をしてください。
メールもLINEも、既読無視状態にせず、必ず自分が送って終了という形にしましょう。