就活で郵送するときの書き方は？準備するものやポイントなど

「就活の郵送するときの書き方ってどうかけばいいの・・？」

こんなお悩みを抱えている方はいませんか。

履歴書やエントリーシートを送る際の書き方は、ビジネスマナーにおいてとても重要です。

また、就職してからも取引先に書類を提出するときに記入することもあります。

覚えておくと、ずっと使えるので便利ですよ。

この記事では、「就活で書類を出すときの書き方」について具体的に説明していきます。

就活生で書き方について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてくださいね。

郵送するときに準備するもの

準備するものは主に4点。

具体的に説明していきます。

もし、失敗してしまった場合に、すぐ書き直せるように封筒は多めに準備しておきましょう。

白の封筒A4サイズ

まず、白の封筒できればA4サイズを準備しておきましょう。

A4サイズなので、履歴書やエントリーシートをそのまま入れることができて便利です。

B5でもいいですが、履歴書やエントリーシートのサイズが合っているか確認しておくのがポイント。

合ってないと、失礼に当たるので注意が必要です。

また、色も白色を使用します。

これは、ビジネスでも”重要な書類”を送るという意味で使われます。

白の封筒とA4サイズを準備し備えておきましょう。

ボールペン、ネームペン

次に、ボールペンは必ず「油性ペン」を使用するのがポイント。

水性を使用してしまうと、雨の場合に滲んでしまい読んでもらえない可能性もあります。

油性であれば、水に濡れていても安心できます。

ちなみにボールペンも太さにより、見にくい場合があり注意が必要です。

例えば、0.5㎜だと細すぎてしまい、よみづらくなってしまいます。

一般的には0.7mmであれば、少し太さもでて見やすくなるのでおすすめですよ。

定規

私は、文字をきれいに揃える、枠で囲む時に使用していました。

封筒に書く場合、自分はわかっていても完成を見ると、中心からずれていたり大きさにばらつきが出てしまうこともあります。

定規を置いて文字を書くことで、文字がずれる心配がなくなるのでおすすめです。

のり（できればスティックタイプ）

指定は特にありませんが、スティックタイプのほうがいいです。

水のりを使用してしまうと、ふやけてしまう可能性もあります。

スティックタイプだと心配もないのでおすすめ。

続いて、書き方について説明していきます。

就活で書類を郵送するときの書き方

意外と間違えやすいので、次の５点をふまえて書いてきましょう。

就活で書類を郵送するときの書き方も、とても重要なポイントです。

就活やビジネスで必要な知識なので覚えておきましょう。

住所は都道府県から省略せずに書く

地元のお店とかで書く場合は、省略してもいいですが就活では必ず都道府県から書きます。

就活では、正式な住所を書くことが基本。

例えば、県と市が同じ場合でも必ず都道府県から記入しましょう。

同じだと省いてしまう人も多いので注意が必要です。

切手は斜めにならないように貼る

書類の重さによっても、何円切手を貼るのかが変わってきます。

もし、違う重さの切手で貼ってしまうと自分の家に戻ってきてしまうので、確認をして正しい重さの切手を貼りましょう。

分からなければ、郵便局に聞いてみるのもおすすめです。

宛先を書くときは正しい表記で記入する

宛名は会社名を(株)と省略せず、「株式会社」と正しく記入します。

会社名も、簡略化されている場合があるので必ず公式サイトで確認しましょう。

封筒の左下に「応募書類在中」と記入する

この時に重要なことは、「赤で記入する」ということ。

さらに、定規で丁寧に囲みます。

そうすることで、”重要書類”ということがわかり、担当者に確実に届けることができるんです。

重要書類のため開ける際も注意するように、という意味も込められています。

個人に送付する場合は「様」、会社・団体に送付する場合は「ご担当者様」

会社の人事部宛てに送る場合が多いのではないかと思います。

担当者の名前がわかる場合は、「株式会社　〇〇　人事部　〇〇〇様」と記入。

名前がわからない場合は、「株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様」と記入します。

書く際のポイント５選

次に紹介することが大切なポイントです。

具体的には

就活をスムーズに行うために、参考にしてみてください。

封筒は白色でA4が望ましい

「なぜ白色じゃないといけないの？茶色でもいいのでは？」と思うと思います。

それは、ビジネスでは白色は”重要な書類”という意味で履歴書やエントリーシートを送る際に使用するのが基本です。

茶色の封筒で出してしまうと、マナー違反になってしまうので注意しましょう。

A４サイズは必ずしなくてもいいですが、書類を綺麗に送ることができます。

書類はクリアファイルに入れて送る

クリアファイルに入れて送ることで、雨や届ける際のトラブルから守ることができます。

届いたときに綺麗な状態で見せるのもとても重要です。

１００円ショップで気軽に購入できるので、準備しておきましょう。

のりはスティックタイプがおすすめ

水のりで使用すると、封筒の部分がふやけ汚くなってしまいます。

スティックタイプであれば、ふやける心配もなくきれいに貼れるのでおすすめですよ。

住所の数字は漢字か数字どちらでも大丈夫

住所の数字は漢字・数字どちらでも大丈夫です。

ただ、縦に書く場合にには注意が必要です。

「１」と伸ばし棒の区別がしにくいので、誰が見てもわかりやすいように記入しましょう。

郵送は簡易書留で送る

郵送で送る際は、簡易書留がおすすめです。

例えば、ポスト投函しても郵送の際のトラブルで相手につかない場合があります。

簡易書留であれば、郵送中の状況もわかりやすく知れるので安心です。

さらに届いたかもチェックできるので就活や確実に相手に届ける大事な書類は簡易書留で送るようにしましょう。

よくある質問３選

疑問に思うことを３個ピックアップしてみました。

同じように悩んでいる人はぜひ、参考にしてください。

文字は縦書きか横書きどちらがいい？

結論は、どちらでも大丈夫です。

基本的には縦書きで書きますが、企業名が英語の場合は縦書きで書くのは困難ですよね。

そんな時は横書きで書くほうが圧倒的に書きやすくて便利。

状況に合わせて、書くようにしましょう。

添え状は入れるべきか

こちらも、どちらでも大丈夫です。

あった方が丁寧な印象になると思いますが、添え状を入れたからといって選考が通りやすいという意味ではありません。

封筒に書く宛名は1行で書くべき？

改行した方が見やすいので、長くなる場合は改行しましょう。

例えば、会社と部署名は改行をする、自分の名前を入れる時も改行をして記入します。

「株式会社〇〇

　人事部御中

　〇〇〇　〇〇」

こうすることで、見やすくなりますしビジネスマナーとしての基本ですね。

参考記事：就活で「すること」とは？わからない人必見！解説付き【時期別】

まとめ

この記事では、「就活で郵送する場合の書き方」について説明しました。

ポイントは、”しっかりと準備をするということ”と”丁寧に書く”ということです。

書き方を早めに覚えて、実際に練習した方がミスなく送ることができます。

「封筒書くだけだし、直前でいいや・・」と練習せずに書くと、ケアレスミスが多くなり書き直しをたくさんすることになります。

実際に自分で記入し練習することで、ミスも減ります。

また最近では、スマートフォンをよく使用するので間違えてしまう可能性が高いです！

私も就活時代、文字を書こうとしても文字が出てこなかったり、漢字を間違えて覚えてしまうことが多かったのを覚えています。

そうならないためにも、日頃から字を書く練習していました。

練習することでミスを防ぎ、字も上手になり自信にもつきます。

文字を書く習慣をつけることはとても大事だと実感しました。

書き方については、就職してからも必要になってくる知識です。

しっかりと練習して吸収していくことが大事になりますね。

わからないことが多い場合は、大学の就職課や先生に聞いてアドバイスを受けるのも１つの手です。

わからないことや不安なこともたくさんあると思いますが、一人で悩まずに周りに聞いてスムーズに就活を進めていきましょう。