就活メールの適切な返信時間がわからない・・・
このように不安に思う就活生も多いでしょう。
土日に返信してもいいの？
返信までにどれくらい時間が空いてもいいの？
など、社会人相手のメールでのコミュニケーションに関する疑問は様々です。
結論、就活メールで意識すべきことは「なるべく早く返信する」の一点のみでOK。
なぜなら、メールは届いた瞬間に確認するものではないから。
採用担当者は、就業時間内で勝手に読んでくれます。
一方で、正しいメールマナーがわかっていないと、マイナスな印象に繋がることも。
そこでこの記事では、就活メールを送るうえで気を付けるべきことについて、具体的に解説していきます。
この記事を読むことで、就活メールを返信するときに無駄な迷いがなくなり、就活に専念することができるでしょう。
「メールの返信なんかでミスをしたくない！」と思っている就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
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就活メールの適切な返信時間：気づいたら即レス
まずは結論からお伝えします。
就活メールの適切な返信時間は「気づいたら即レス」。これ一択です。
返信が早いほど印象は良くなりますし、次のステップについて考える時間も捻出できます。
もちろん、メールに気づくのが遅れるのは論外です。空いた時間は、欠かさずメールチェックをするようにしましょう。
それではここから「即レス」の意味するところを具体的に説明していきます。
どこまでなら返信が遅れてもいいのか？という点も意識して、読み進めてみてください。
メールは時間帯をあまり気にしてくていい
冒頭お伝えした通り、メールは返信の時間帯をあまり気にしなくて大丈夫です。
口頭での対話とは違って、確認や返信に時間差が生まれることが前提のコミュニケーション方法なので。
必ず相手の就業時間内に返信しなきゃ！
と思って無理をする就活生もいますが、採用担当者のタイムスケジュールを完璧に把握することは困難です。
空き時間で返信すればOKなので、メールに気づいたらなるべく早めに返信をする意識だけは持っておきましょう。
ただ夜遅すぎは非常識に思われるリスクあり
そうはいっても、夜中とかに返信することはおすすめできません。
「普段から生活リズムが崩れている人なの？」
と思われたり、
「こんな夜中になるまで返信できなかったのはなぜ・・・」
のように、逆に不信感を相手に与えてしまったりします。
- 夕ご飯を食べてから
- お風呂に入ってから
- 少しゆっくりしてから
など、ずるずる返信時間を遅らせることにメリットはありません。
メールに気づいたタイミングが、ベストな返信タイミングです。
土日の返信でも全然OK
土日休みの会社からのメールでも、週末に返信することは全く問題ありません。
土曜日に返信するとしても、その日のうちに見てください！と書いたりはしませんよね。
もし金曜日にメールが来たとして、その日のうちに返信できなければ、週末のうちに返信しましょう。
月曜の朝は、先週の振り返りやメールの整理をする社会人は多いです。
土日に返信したとしても、相手にとっては翌週のタスクの一つに紛れるだけ。
金曜日の飲み会でフラフラな頭で変なことを返信するよりは、冷静になってから返信する方がベターです。
それでも次の日の返信はなるべく避けよう
「即レス」というからには、基本的にはその日のうちに返信することが理想です。
「その日のうちに返信できないほど本当に忙しいの？」
「やらないといけないことを後回しにする癖があるのかな？」
のような、いらぬ疑念を抱かれる可能性があります。
夜中の返信や、疲れた頭で変な文章を送るよりは、翌日にしっかりとした文章を送る方がましなのはたしかです。
当日の返信を基本として、間に合わないときは、丁寧なメールを翌日に送りましょう。
就活メールで意識したいビジネスマナー4選
就活メールでは、適切なタイミングで返信することと同時に、その中身も見られます。
活字として残るので、あなたの態度や振る舞いがじっくりと観察されてしまうからです。
そこで、最低限守るべき就活メールのビジネスマナーを4つご紹介します。
メールの返信に慣れていない就活生は、この4つは欠かさず取り入れるようにしてみましょう。
メールで良くない印象を与えるリスクを、かなり減らせるはずです。
その他にも就活のあるあるな失敗が気になる方は、こちらの記事もどうぞ。
件名に要件を必ず入れる
こちらからメールを送るときは、パッと見てわかる要件を件名に必ず入れましょう。
件名なしで送るのは論外ですが、中身がわかりにくいメールは後回しされてしまう可能性もあるので。
数十件のメールを1日でさばく社会人はざらにいます。
そうした人たちは、要件を見て優先順位を付けるなどの判断をスピーディーにこなしているんです。
おすすめなのは、次のような一言を件名の冒頭に入れること。
- 【ご相談】
- 【ご質問】
- 【ご依頼】
一目で何をしてほしいのかがわかり、企業の方も早めに対応してあげようかなという気持ちになります。
宛名と署名も必須項目
メールの手軽さゆえについ見逃しがちなのが、宛名と署名を毎回添えること。
文章の中身がしっかりしていても、宛名や署名がないと、チャットのような稚拙な印象を与えてしまいます。
そこで、おすすめの時短テクニックは、メールソフトの「署名挿入」機能を活用すること。
毎回丁寧な署名を記載するのは、正直手間になりますよね。
一度しっかりと確認した署名を登録しておけば、丁寧でミスのない対応が可能です。
読みやすさを意識する
文章の中身と同じくらい、読みやすさは重要です。
何が言いたいかが明確でないと、結局は確認のための相手の手間を増やすことに繋がります。
でもあまりに簡潔に書き過ぎると、冷たい印象を持たれてしまうのでは・・・
と思ってしまう方もいますよね。
おすすめなのは「本文は簡潔に、前後の挨拶をしっかり記載する」こと。
冒頭に一文で自己紹介を記載したり、末尾に感謝を伝える言葉を添えたりする感じですね。
読みやすい本文と、前後の挨拶がしっかりしていると、メールのやり取りだけでも好印象を与えることができちゃいます。
送信前に一度読み直す
どれだけ文章力に自信があっても、メールを書きっぱなしで送ることはNGです。
タイピングの途中では、誤字脱字や文法の誤りなどにはなかなか気づきにくいものなので。
送信前に、必ず頭から読み直すことを心がけてみてください。
自分の文章を客観的に見直す癖を付けておくと、だんだんと1回目の仕上がりが良くなります。
そうすれば手直しする時間も減少するので、他の企業とのやり取りも自然と効率化されていくでしょう。
就活メールを返信するときの注意点3つ
就活メールでは「とにかくミスをしないこと」が肝心です。
メールのやり取りだけで、マイナスの印象は簡単に持たれてしまうことがあります。
「面接に行く前にしくった！」とテンションを下げないように、これから紹介する3点をチェックしてみてください。
変なメールアドレスを使わない
キャラクターの名前や、彼氏彼女LOVE！みたいな、プライベート感満載のメールアドレスはアウトです。
幼稚な印象を与えてしまったり、就活のためにフリーアドレスの一つも用意できない＝真剣じゃないと思われたりすることも。
理想は、あなたの氏名と一致するメールアドレスを使うこと。
メールアドレスから送信元を簡単に把握でき、スムーズなやり取りに繋がります。
変なメールアドレスしか持っていない人は、GmailやOutlookなど無料のものでいいので、就活用のアカウントを新規で取得しましょう。
返信できないときは事情を伝える
返信するタイミングがどうしても遅れてしまいそうなときは、正直に事情を説明しましょう。
何も返信がないよりは、企業の担当者も安心して返事を待つことができるようになるからです。
私自身、就活中に体調を崩して、面接の日程調整の返信を滞らせてしまったことがありました。
「体調を崩してしまいましたので、また後日返信させていただきます。申し訳ございません。」
くらいなら、どれだけ体調が悪くても返信できますよね？
それを怠ったことで、体調が戻ってから返信しても、時すでに遅し。
「なかなか返信がないから辞退したのかと思ったよ。悪いけどもう日程が厳しいから、今回は見送らせてもらうね。」
という悲しい状況に陥りました。
不測の事態が起こったときは、短文でいいので、状況の報連相を確実に行いましょう。
敬語の使い方には要注意
活字で残るからこそ、メールでは話し言葉よりも丁寧な言葉遣いが必要です。
面接の中では、少しくらい間違った敬語を使っても、違和感は残りにくいもの。
けれども、文字で見るとかなり気になります。
メールを読み返すときには、敬語の誤りにも注意して見直してみてください。
普段から敬語の使い方に注意をしておくと、面接でも正しい言葉遣いができるようになります。
一つひとつのメール返信を丁寧に対応し、社会人基礎力を着実にレベルアップしていきましょう。
正しい就活メールで内定に一歩近づこう！
就活メールの返信は、気づいたら即レスで行うことが重要です。
時間帯はあまり気にしなくていいものの、変な印象を与える可能性がある深夜の返信などはしない方が無難でしょう。
もちろんその日中に返す方が、持たれる印象は良くなります。
ただ、あまりに遅い時間に返信するよりは、翌日に冷静な頭できちんとした文章を送ることがベターです。
また、適切なビジネスメールのマナーを身に付けておくと、今後の就活にも必ず役に立ちます。
最低限押さえるべきポイントをおさらいすると、次の通り。
- 件名に要件を必ず入れる
- 宛名と署名も必須項目
- 読みやすさを意識する
- 送信前に一度読み直す
ミスのないメールをすることで、面接前にマイナスの印象を与えることは防げます。
正しい作法で採用担当者とやり取りを行って、内定に一歩近づいていきましょう。